Definir métodos de amostragem
A aplicação destes métodos é uma imposição colocada pelo volume de documentação produzida e pelos custos da sua conservação. Existem quatro métodos de amostragem geralmente reconhecidos:
Amostragem exemplar – conservar um ou mais espécimes da série que em alternativa seria totalmente eliminada. Os exemplares conservados servem como indicador da existência de determinado tipo de documentos ou procedimentos.
Amostragem selectiva – implica uma selecção qualitativa, conservam-se alguns exemplares da série. Visa salvaguardar processos que ultrapassam o nível comum do interesse. E exige uma sólida cultura geral de quem o aplica.
Amostragem sistémica – resulta do estabelecimento de uma determinada pauta de selecção fundada em qualquer característica material dos documentos, abarca uma vasta gama de variantes:
Amostragem topográfica (conservar séries segundo as regiões de proveniência); amostragem alfabética (selecção de letras do alfabeto - adaptada a séries homogéneas); amostragem numérica (conservar um elemento em cada 10 ou 20); amostragem cronológica (conservar totalidade de documentos produzidos durante períodos de referência).
A amostragem sistémica tem a vantagem de ser de fácil e pouco dispendiosa aplicação.
Amostragem aleatória - todos os elementos da série devem ter a mesma probabilidade de serem seleccionados, é um método adaptado a vários volumes de documentos, todas as operações devem ter um carácter aleatório. Este método é valido para séries fechadas e exige uma análise para avaliar a homogeneidade e determinar a dimensão da amostra.
Uso combinado de diferentes métodos de amostragem
A combinação de métodos permite contornar a existência de um método que seja plenamente satisfatório, deve-se contudo efectuar previamente uma amostragem aleatória, a segunda amostragem deve ser feita sobre casos residuais; as amostras devem ser tratadas por entidades distintas e deve-se ter presente que a segunda amostragem ficará de algum modo deformada.
No caso da AEESEIG, em que o volume de documentação produzida não é elevado, optámos por não aplicar nenhum dos métodos de amostragem. A escolha recaiu também devido ao facto de que estes se aplicam apenas quando as características da documentação se prestem à aplicação destes métodos, quando não se reconheça à série em causa um interesse informativo que justifique a sua conservação permanente global ou se a opção eliminação global for demasiado radical ou quando se considere oportuna a conservação de algumas espécimes numa série de eliminação na generalidade.
A aplicação destes métodos é uma imposição colocada pelo volume de documentação produzida e pelos custos da sua conservação. Existem quatro métodos de amostragem geralmente reconhecidos:
Amostragem exemplar – conservar um ou mais espécimes da série que em alternativa seria totalmente eliminada. Os exemplares conservados servem como indicador da existência de determinado tipo de documentos ou procedimentos.
Amostragem selectiva – implica uma selecção qualitativa, conservam-se alguns exemplares da série. Visa salvaguardar processos que ultrapassam o nível comum do interesse. E exige uma sólida cultura geral de quem o aplica.
Amostragem sistémica – resulta do estabelecimento de uma determinada pauta de selecção fundada em qualquer característica material dos documentos, abarca uma vasta gama de variantes:
Amostragem topográfica (conservar séries segundo as regiões de proveniência); amostragem alfabética (selecção de letras do alfabeto - adaptada a séries homogéneas); amostragem numérica (conservar um elemento em cada 10 ou 20); amostragem cronológica (conservar totalidade de documentos produzidos durante períodos de referência).
A amostragem sistémica tem a vantagem de ser de fácil e pouco dispendiosa aplicação.
Amostragem aleatória - todos os elementos da série devem ter a mesma probabilidade de serem seleccionados, é um método adaptado a vários volumes de documentos, todas as operações devem ter um carácter aleatório. Este método é valido para séries fechadas e exige uma análise para avaliar a homogeneidade e determinar a dimensão da amostra.
Uso combinado de diferentes métodos de amostragem
A combinação de métodos permite contornar a existência de um método que seja plenamente satisfatório, deve-se contudo efectuar previamente uma amostragem aleatória, a segunda amostragem deve ser feita sobre casos residuais; as amostras devem ser tratadas por entidades distintas e deve-se ter presente que a segunda amostragem ficará de algum modo deformada.
No caso da AEESEIG, em que o volume de documentação produzida não é elevado, optámos por não aplicar nenhum dos métodos de amostragem. A escolha recaiu também devido ao facto de que estes se aplicam apenas quando as características da documentação se prestem à aplicação destes métodos, quando não se reconheça à série em causa um interesse informativo que justifique a sua conservação permanente global ou se a opção eliminação global for demasiado radical ou quando se considere oportuna a conservação de algumas espécimes numa série de eliminação na generalidade.